اگرمایل
به استفاده بهتر از اوقات خود هستید؛ ابتدا باید دقیقا بدانید که در حال
حاضر وقت خود را چگونه سپری می کنید . به همة فعالیت‌هایی که به طور معمول
در هر روز کاری دارید، بیندیشید:

قرار ملاقات‌های، سرپرستی افراد، حضور در جلسات، مرور یا
نوشتن طرح‌های پیشنهادی، تصمیم‌گیری‌ها، تکمیل طرح‌ها، تماس تلفنی، تهیه
گزارش، سفرها، مطالعه نشریات و.....
همچنین، لازم است راجع به اوقاتی
که هر روز به دلیل مسائلی مانند امور پیش‌بینی نشده، مزاحمت های مکرر،
تأخیرها، برنامه‌ریزی‌های نادرست، بحران مدیریت، هدر می‌روند ، نیز
بیندیشید.
یک روش مناسب به منظور مشخص کردن اوقات از دست رفته و
جلوگیری از آن، تهیه دفتر یادداشت یا سررسید و ثبت فعالیت‌های روزانه‌تان
به مدت یک یا دو هفته درآن است. سپس مندرجات مشروح در دفترتان را تحلیل
والگویی راکه نمایانگر نوع فعالیت‌های روزانه شماست ، پیدا کنید.
آنگاه کلیه جزئیاتی که شامل اجرای یک کار یا طرح می‌باشد و یا کلیه مشکلات و مزاحمت‌های موجود را ردیابی کنید.

این
کار را چند ماه انجام دهید و یاد داشت‌های خود را برای یافتن الگوهای
تکراری نظیر مزاحمت‌ها و اخلال‌های مکرر یا عادت‌های غیرخلاق، مطالعه
کنید. سپس راههایی جهت حذف و یا رفع آنها پیدا کنید.

عملکردهای روزانه خود را که آشکارا در یادداشت‌های خود آورده‌اید ، با آنچه تصمیم به انجام آن داشته‌اید، مقایسه کنید.

این
روش به راستی شما را هشیار خواهد کردو نشان خواهد داد ، به چه میزان
موقعیتها را به دیگران واگذار می‌کنید و برنامه زمانبدی شما تحت فرمان
دیگران و رویدادها «ونه شما »قرار دارد.


تعیین هدف
نکته
کلیدی در مدیریت وقت، داشتن اهداف تعریف شده و روشن است. آنها را بنویسید
ومشخص سازید . یک‌بار اهداف خود را بر اساس اولویت‌هایتان تنظیم کنید، وقت
مشخصی را به آنها اختصاص دهید ونیز کلیه فعالیت‌های لازم برای تحقق اهداف
را یادداشت کنید .

جهت آسان‌تر شدن کار خود، زمان لازم را برای انجام هر هدف در کنار آن یادداشت کنید آنگاه اهداف خود را به سه طبقه تقسیم نمائید:

·
اهداف روزمره، که عبارتست از: مدیریت وقت و شامل تخصیص وقت معین جهت
برنامه‌ریزی روزمره، مشخص ساختن آخرین فرصت برای هر کاری ووقت شناس بودن
است.

· اهداف تحصیلی، (شغلی)، یا اهداف دراز مدت که شما و مدیریت
تعیین کرده‌اید. یکی از روش‌های خوب جهت نگه داشتن حساب چنین هدفی آن است
که مشخص کنید که حرفه شما ، از شما چه می‌خواهد و سپس فعالیتهای کاری خود
را در ریز یک طبقه‌بندی کلی ( فعالیت‌هایی نظیر: بازاریابی، حراج، موارد
مالی و اجرایی) فهرست کنید.


 اهداف شخصی یا فعالیت‌ها وتعهدهای خارج از محدوده فعالیت‌های کاری شما . تنظیم وقت جهت انجام این دسته از کارها بسیار مهم است.

اختصاص
اوقاتی برای تفریح و بازی، به برخورداری از زندگی سالم ومتعادل کمک
می‌کند، گذراندن وقت با خانواده و دوستان تخصیص وقتی برای ورزش روزانه‌،
پرداختن به علاقمندی‌های شخصی یا سرگرمی‌ها در صورتی در برنامه‌زمان‌بندی
شما می‌گنجد که به خوبی طراحی شده باشد. یاد بگیرید چگونه برای فعالیتهای
خود طرح ریزی کنید:

تنظیم اهداف وطرح‌ریزی آنها توأمان پیش می‌روند
. با فهرست کردن همه گامهای لازم جهت تحقق اهداف خود، اقدام به عملی ساختن
آنها نمائید وخود را در یک موقعیت زمان بندی شده لازم الاجرا ، قرار دهید.